Chapitre 5
Dans
ce chapitre nous allons étudier, les procédures opérationnelles liées à la
gestion de la caisse.
L’objectif
des procédures est de donner l’assurance que les opérations sont exécutés en
toute régularité, les données comptable et financière généré par les opérations
de caisse sont enregistrées sur des supports de sauvegarde classé et protégé,
la gestion interne du service de caisse permet un control efficace de ses
opérations et la responsabilité du caissier est clairement définit, les
opérations de caisse sont enregistrées exhaustivement en toute sécurité avec
des risques d’erreur faible vis-à-vis de l’entreprise.
5.1 Description
de la procédure des encaissements
5.1.1
Encaissement en espèce
Le
caissier, sous la responsabilité du comptable ou responsable hiérarchique
s’occupe des encaissements des espèces. Les encaissements d’espèces concernent
les rentrées directes de fonds par la Caisse. La procédure se présente de la
manière suivante :
- A l’
occasion des paiements, l’usager se fait délivrer un reçu qui spécifie les
différents paiements effectués,
-
Le caissier
collecte les fonds ; délivre le reçu en deux exemplaires remet l’original du reçu à l’usager ; garde
la copie pour justifier son enregistrement
-
L’usager
contrôle le document qui lui est remis.
5.1.2 Plafonnement
de la liquidité
Dépendamment
de la taille de la structure, il est recommandé d’avoir un plafond de liquidité
en caisse. C’est ainsi dans la plupart des structures ont comme plafond
200 000 FCFA et d’autre 50 000 FCFA. Le plafonnement permet d’éviter
les pertes considérables car les fonds de caisse sont toujours exposés au
risque d’erreur, de fraude et de vol.
5.1.3 Approvisionnement de la caisse
-
Le caissier fait une demande de réapprovisionnement de fonds qu’il transmet au
Comptable ou responsable hiérarchique pour analyse et au Directeur Général pour
approbation/validation.
-
Après autorisation de la demande de fonds par le directeur, elle est retournée
au caissier.
-
Ensuite, le caissier prend le chèque et l’original de la pièce
d’accompagnement, il met sa caisse à jour et classe définitivement la pièce
comptable suivant une séquence chronologique.
5.1.4 Cas
d’encaissement de chèque bancaire
- Après la
remise de chèque par le partenaire, le caissier procède à une vérification des
mentions sur le chèque et délivre une décharge au partenaire et le transmet au
comptable. En cas de transmission de chèque par courrier, le caissier, sous la
responsabilité du comptable adresse un accusé de réception au partenaire.
- Le comptable
ou le caissier (en absence de comptable) se charge du traitement et de
la remise du chèque à l’encaissement. Puis il classe le Bordereau reçu à la
banque.
5.2 Procédure de
décaissement
Les
procédures de paiement s’appliquent aux sorties de fonds en espèces
-
Après la
réception de la liasse de documents devant faire l’objet d’un paiement par le
comptable, celui-ci s’assure de l’engagement des dépenses et de la
certification du service fait. Cette liasse comprend :
o Le contrat ou le Bon ou la Lettre de Commande ;
o L’original de La facture certifiée à payer ;
o Le bordereau de livraison ou toute autre pièce
justificative de la prestation de service ;
o Eventuellement tout document permettant d’avoir
une connaissance assez satisfaisante de l’objet du débours.
-
Suite à la
vérification et la validation du directeur ou du superviseur désigné, le
caissier procède au paiement effectif de la dépense.
-
Dans le cas
où il n’y a pas de pièce justificatif probant (concernant le menu dépense), le
caissier peut utiliser un bordereau justificatif de dépense (Bon de dépense) auquel il associe la pièce d’identité du
bénéficiaire.
-
Lors du
paiement au bénéficiaire, les pièces seront comptabilisées référencées et
classées dans le journal de caisse suivant une séquence chronologique.
Au
sein de tout organisation il est définit un montant plafond de dépense par
caisse. Au cas où le montant à payer dépasse le plafond, cette dépense passe
par autre moyen de paiement (cheque, virement bancaire etc….)
5.3 Procédure d’arrêt de caisse
Cette
procédure est mise en œuvre en fin de mois au moment où le caissier veut
établir la situation des liquidités.
-
Le caissier s’assure
que à chaque pièce comptable a été affecté à un numéro d’ordre en respectant la
chronologie et enregistré dans le Journal de caisse au débit ou au crédit selon
qu’il s’agit d’une recette ou d’une dépense ;
-
Le caissier
tire le solde du jour en tenant compte de l’avoir initial, des entrées et des
sorties de fonds de la journée ;
- Il fait le
billetage et confronte les existants physiques au solde théorique de caisse. En
cas de différence de caisse, il procède à la recherche des erreurs éventuelles.*
5.4 Le contrôle de caisse
Cette
procédure vise à connaître à tout moment l’utilisation des liquidités mises à
la disposition du caissier pour effectuer les différentes opérations de
paiement approuvées et autorisées par le directeur. Le contrôle de caisse, pour
être efficace, doit être permanent et inopiné, et fait par une autre personne. La
procédure de contrôle est mise en œuvre de la manière suivante :
-
Clôture de
la caisse par le Caissier,
-
Etat billetage
fait par le Caissier,
-
examen des
pièces (forme et fond) ayant servi à l’arrêt de la caisse,
-
examen des
différents suspens (bons provisoires non encore régularisés),
-
pointage du
brouillard de Caisse,
-
contrôle des
existants physiques (billetage fait par le Caissier)
-
rapprochement
des existants physiques avec le Solde de Caisse,
-
visa du
journal (brouillard) de Caisse,
-
recherche et
/ou justification des écarts constates,
- rapport de
contrôle de caisse conjointement signe par le supérieur hiérarchique et le
Caissier,
- transmission
du rapport du contrôle de caisse au Comptable pour exploitation et prise de
décision.
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