CLASSIFICATION ET NUMEROTATION

CHAPITRE 2 

Une pièce comptable doit lors de son enregistrement, être numérotée et classée méthodiquement. La numérotation consiste à attribuer et à apposer un code spécifique et unique (composé de lettre et de chiffres) sur chacune des pièces comptables. Les pièces comptables, après avoir été enregistré, peuvent être classées directement dans les classeurs distincts. Le classement consiste à ranger des dossiers ou des documents dans un ordre déterminé afin de faciliter leur recherche ultérieure.

Un bon classement doit être :

-      Simple : c’est de trouver facilement et rapidement un document ;

-      Rapide : de replacer facilement et rapidement un document

-      Sur : d’être certain que tous les documents sont à leur place et qu’aucun ne manque ;

-      Extensible : d’ajouter des documents ultérieurement.

Le système de classement doit être en corrélation avec le système de numérotation (l’un ne va pas sans l’autre)

On appelle ordre de classement les différentes manières de détermination du plan de classement. Parmi tous les différents types de classement qui existent nous étudierons sur cinq types de classement à savoir : classement chronologique, classement alphabétique, classement numérique, classement alphanumérique, classement par partenaire.

2.1 Classement chronologique

Le classement chronologique consiste à classer les documents d’après leur date d’arrivée (jour, semaine, mois, année). Dans le classement chronologique, le document le plus récent est classé au-dessus c’est-à-dire le 1^er document à voir quand on ouvre le dossier.

Avantage : simple, extensible ; le document récent est immédiatement visible

Inconvénient : difficile de déceler un dossier manquant, recherche parfois longue, nécessité de connaitre les dates des documents

Application 1:

Vous avez réceptionné les dossiers de certain de vos clients qui présentent comme suit :

La nationale des crédits agricole 05/10/18

Compagnie Africaine sénégalaise 02/10/18

Restaurant « poulet d’or » 10/10/18

Tout pour le service  08/10/18

L’OMT 07/10/18

TAF : Faites le classement chronologique de ces dossiers

Application 2:

Mr Valoski revient de son voyage et a son retour il  a reçus 5 lettres.

La première lettre qui voit c'est sa maman daté du 09/11/09

La deuxième lettres qui voit c'est Elétrochoke c'est sa facture d'électricité daté du 03/11/09

La troisième lettre qui voit c'est l'Hospital daté du 11/04/09

La quatrième lettres qui voit c'est MAzine a Gaz c'est sa facture de gaz daté du 03/11/09

Le Cinquième lettres qui voit  c'est la police  daté du 08/11/09

Il les classera les lettres par ordre Chronologique sur son registre. Il vous demande de l’aider.

2.2 Classement alphabétique

Le classement alphabétique consiste à ranger les mots dans l’ordre de succession naturelle des lettres de l’alphabet. Cet ordre de classement est sûr et permet d’insérer de nouvelles informations. Il est toutefois nécessaire de connaitre ou de définir le mot directeur on parle de l’indexage. Déterminer le mot directeur de la rubrique (le nom par exemple) et le placer au début. On utilise le classement alphabétique particulièrement pour des noms de personnes des dénominations de sociétés, des fournisseurs, des clients.

Exemple : déterminer le mot directeur

Immeuble ADOTE, Complexe scolaire Anne-albert, Coiffure d’ALMEIDA, Cherif AMEGAN.

Avantage : Simple, rapide dans le classement, recherche rapide

Inconvénient : lenteur dans le classement de nombreux document, possibilté d’erreur par arbitrage.

  

2.3 Classement numérique

Le classement numérique consiste à classer ou à ranger selon la suite logique des nombres entiers. La démarche pour trouver un dossier dans le classement numérique est :

-       Consulter d’abord le répertoire alphabétique,

-      Noter ensuite le numéro du dossier,

-      Chercher enfin dans le classement

Avantage : simple sur, extensible, discret

Inconvénient : nécessité d’établir un répertoire, lent

Exemple : Vous êtes employé dans un établissement scolaire. Ce matin le directeur de l’Ets vous remet la liste de nouveaux élèves reçus et vous demande de leur attribuer un numéro matricule. Il vous rappelle que le dernier élève reçu fin aout avait le numéro 3555

TAF : faites le classement numérique puis le répertoire de la liste suivante :

15/09/18	TIFONOU	Enyonam
07/09/18	AGBESSI	Kokou
09/10/18	AGBOGAN	Amivi
28/09/18	ASSOU	Adjo
01/09/18	OURO	Alassane
10/10/18	KATAYA	Joseph
21/10/18	BADJADOUMA	Douga
18/09/18	ZOGBEDJI	Edem
15/10/18	DOUVON	Komlan
08/09/18	LOGLO	Komi

2.4 Classement alphanumérique,

Le classement alphanumérique reprend les deux systèmes vus plus haut en les combinant; on doit ici classer des documents qui portent soient des numéros, soient des lettres, soient les deux.

2.5 Classement par partenaire.

Le classement par partenaire consiste à ranger les éléments d’après un plan de classement lequel comporte la division de la matière en sujet. Lorsqu’un document comporte plusieurs « idées » jugées essentielles, il est nécessaire de les regrouper par idées ou par thématique. Elle permet de faciliter le classement alphabétique.

Exemple : Dans une bibliothèque, les ouvrages sont classés par catégories, comme suit : technologie, littérature, sociologie, médecine et culture générale.

Remarque :

Il est conseillé d’adopter une méthodologie de classification et de numérotation unique pour l’ensemble des pièces au cours d’un exercice. Il faut éviter de prendre du retard dans l’enregistrement des pièces comptables, retard impliquant des risques de perte des pièces, d’erreur de numérotation, etc. Ne jamais attribuer un même code à plusieurs pièces comptables.

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