LES OUTILS ET DOCUMENTS DE CAISSE

CHAPITRE 1 :

 Les outils et documents de caisse

La gestion de la caisse fait intervenir les mouvements d’encaissement et de décaissement. Il existe un certain nombre de documents et matériels utilisés à cet effet. Ils servent de base pour l’enregistrement et la vérification des opérations.

Dans ce chapitre nous découvrirons les différents documents utiles pour la gestion de la caisse, les matériels utilisés pour une bonne gestion de la caisse.

1.1.  Les pièces de caisse

Les pièces de caisse sont les documents qui justifient tout mouvement de fonds au sein d’une structure. Elle sert de base d’enregistrement dans le journal de caisse. La rigueur et l’exhaustivité de la collecte et de l’émission des pièces justificatifs sont des conditions pour garantir la fiabilité et la bonne tenue de la caisse d’une structure. Ce sont les premiers éléments examinés lors d’un contrôle de caisse.

1.1.1.    Les pièces justifiantes des recettes 

•  Un avis de crédit : c’est une opération bancaire permettant d'avertir un client d'une banque d'un versement sur son compte bancaire
• Un bordereau de remise de chèque à l’encaissement : vous permet de remettre un chèque à l'encaissement. Votre banque crédite ensuite le montant
• Un bordereau de versement d’espèce : est un document qui est joint par le client remettant avec les espèces qu'il dépose sur son compte bancaire
• Un reçu : est un document sous seing privé par lequel on reconnaît avoir reçu quelque chose. Il s'agit généralement d'une facture ou d'une copie de facture émise par le vendeur pour l'acheteur et affichant les mentions « livré » ou « payé ».

DDM : Construisez un reçu en Word en précisant : le nom, le montant, l’objet, le tiers, son contact et la signature ? (Y a-t-il un canevas standard d’élaboration d’un reçu ? Quel sont les mentions nécessaire à avoir sur un reçu)

• Une facture émise acquitté    
• La copie de relevé bancaire : est un résumé de l'ensemble des opérations financières ayant eu lieu sur un compte géré par une banque ou une autre institution financière pendant une certaine période. Il est généralement mensuel (ou trimestriel ou annuel ou à chaque opération).
• Une copie du chèque pour approvisionnement de la caisse

1.1.2.    Les pièces justifiantes des dépenses :

-      Une facture fournisseur (Accompagnée du bon de commande, bordereau de livraison, facture pro forma, PV de sélection fournisseur)

-      Une quittance : est l'écrit par lequel un créancier déclare qu'il a perçu de son débiteur une somme d'argent en paiement de tout ou partie de la dette dont ce dernier était redevable. Exemple : Impôt, eau, électricité

-      Une fiche de paie ou fiche d’indemnités

-      Un ordre de virement émis : Opération par laquelle, le titulaire d'un compte demande à sa banque de débiter ce compte afin de créditer soit un autre de ses comptes soit un autre compte, dans la même banque ou dans une autre banque.

-      Un état d’émargement

-      Un avis de débit de la banque

-      Un ordre de mission couvrant les frais de mission

NB : Une facture doit obligatoirement comporter les mentions suivantes : le nom et les coordonnées des parties, la désignation du produit ou du service rendu ou l’objet, la date d’émission de la pièce et la date de règlement (si celle-ci est différente de la date d’émission), le prix ou montant total payé en chiffres et en lettres, le tampon et/ou la signature de la personne qui reçoit l’argent.

1.2.  Les documents de caisse

-      Le journal de caisse ou registre de caisse : est un document qui enregistre les opérations d’encaissement et de décaissement de la journée.

Nom de l’entreprise REGISTRE DE CAISSE Mois :………… /Année : ………..
Dates	Opérations	Recettes	Dépenses	Solde
Total mouvements
Solde de clôture

-      Le bordereau de caisse : est un document où sont indiquées toutes les opérations (encaissements et décaissements) de la journée une par une. La caisse devant être tenue quotidiennement, chaque jour de l'année civile possède son bordereau

Nom de l’entreprise BORDEREAU DE CAISSE Mois :………… /Année : ………..
Date	Solde antérieur	Encaissement	Décaissement	Solde de clôture

-      Etat billetage : Le billetage est une méthode de comptabilité qui consiste à détailler un montant défini. C’est un document qui présente la situation réelle d’une caisse à la fin d’une période

Nom de l’entreprise ETAT BILLETAGE Mois :………… /Année : ………..
Billets/pièces	Quantités	Valeurs
10 000
5 000
2 000
1 000
500
250
200
100
50
10
5
Total
Solde de caisse arrêter au (date) est de (Montant) Nom et signature

      Application : Faites l’état billetage du solde clôture de la caisse de la journée du 23/10/19 d’un montant de 241 755 FCFA

      DDM : présentez la fiche de bordereau de caisse, registre de caisse et de l’état billetage

-      Procès-verbal de la caisse : c’est un écrit attestant le solde de la caisse à une date donnée après contrôle de la caisse.

1.3. Les matériels de caisse

Les matériels de caisse constituent tous outils physiques qui aident le gestionnaire de caisse à mieux gérer l’espèce. Le matériel ne prend pas  la place du gestionnaire. Trois matériels sont indispensables à aider à la gestion de notre caisse, c’est le stylo, un cahier et une calculatrice.

1.3.1.     Les types matériels de caisse

L’utilité des matériels  est de permettre de simplifier et fluidifier le passage des massifs de la clientèle à la caisse sur le site de vente. L’utilisation de ce matériel de caisse n’est pas obligatoire mais procure des avantages concurrentiels. L’appareil qui sert à enregistrer les achats d'un client est la caisse enregistreuse. Nous avons trois types de caisse enregistreuse.

1.3.1.1.         La caisse enregistreuse traditionnelle :

Une caisse enregistreuse est composée d'un clavier, d'une machine à calculer, de deux imprimantes et d'un tiroir-caisse sécurisé.

1.3.1.2.         La caisse enregistreuse tactile ou moderne :

La principale différence entre une caisse électronique et une caisse mécanique se situe dans l'architecture du mécanisme. Ainsi, une caisse électronique est animée par un processeur de calcul, semblable à ceux qu'on retrouve dans les calculatrices.

1.3.1.3.         La caisse enregistreuse tactile informatisée :

Les caisses enregistreuses modernes enregistrent informatiquement les données, permettant de mettre à jour le stock de produits et de préciser la démarque. La diversité de leurs fonctions les fait appeler plutôt « terminal de point de vente ».

1.3.2.     Les différents organes de la caisse enregistreuse

Les organes sont les accessoires liés à l’utilisation de la caisse enregistreuse. Ces organes sont : clavier tactile, éditeur de ticket, viseur hôtes (ses) de caisse, tiroir-caisse, détecteur de faux billets, vérificateur de chèques, lecteur de code à barre (scanner, douchette), imprimante de caisse pour tickets, coupons de réduction, billetterie,…), imprimante de chèques (pour imprimer le montant et l’ordre sur le chèque du client), terminaux de cartes bancaires (Terminal de Paiement électronique), tiroir-caisse amovible, afficheur client.

1.4.  Les logiciels de caisse

Il existe aujourd'hui des logiciels, majoritairement sous Windows, qui permettent de transformer un PC en caisse enregistreuse. Ces ordinateurs sont généralement spécifiques afin de supporter l'environnement de grand point de vente. D’autre progiciel écrite par des togolais permet de gérer la caisse, les stocks et les comptes des tiers. Toute fois le logiciel  Excel de Microsoft peut permettre de tenir le cahier de caisse.

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