PROCEDURES ET BONNE GOUVERNANCE

Chapitre 5 

Dans ce chapitre nous allons étudier, les procédures opérationnelles liées à la gestion de la caisse.

L’objectif des procédures est de donner l’assurance que les opérations sont exécutés en toute régularité, les données comptable et financière généré par les opérations de caisse sont enregistrées sur des supports de sauvegarde classé et protégé, la gestion interne du service de caisse permet un control efficace de ses opérations et la responsabilité du caissier est clairement définit, les opérations de caisse sont enregistrées exhaustivement en toute sécurité avec des risques d’erreur faible vis-à-vis de l’entreprise.

5.1 Description de la procédure des encaissements

5.1.1 Encaissement en espèce

Le caissier, sous la responsabilité du comptable ou responsable hiérarchique s’occupe des encaissements des espèces. Les encaissements d’espèces concernent les rentrées directes de fonds par la Caisse. La procédure se présente de la manière suivante :

-   A l’ occasion des paiements, l’usager se fait délivrer un reçu qui spécifie les différents paiements effectués,

-      Le caissier collecte les fonds ; délivre le reçu en deux exemplaires  remet l’original du reçu à l’usager ; garde la copie pour justifier son enregistrement

-      L’usager contrôle le document qui lui est remis.

5.1.2 Plafonnement de la liquidité

Dépendamment de la taille de la structure, il est recommandé d’avoir un plafond de liquidité en caisse. C’est ainsi dans la plupart des structures ont comme plafond 200 000 FCFA et d’autre 50 000 FCFA. Le plafonnement permet d’éviter les pertes considérables car les fonds de caisse sont toujours exposés au risque d’erreur, de fraude et de vol.    

               

5.1.3 Approvisionnement  de la caisse

- Le caissier fait une demande de réapprovisionnement de fonds qu’il transmet au Comptable ou responsable hiérarchique pour analyse et au Directeur Général pour approbation/validation.   

- Après autorisation de la demande de fonds par le directeur, elle est retournée au caissier.

- Ensuite, le caissier prend le chèque et l’original de la pièce d’accompagnement, il met sa caisse à jour et classe définitivement la pièce comptable suivant une séquence chronologique.       

                                                                                     

5.1.4 Cas d’encaissement de chèque bancaire 

-   Après la remise de chèque par le partenaire, le caissier procède à une vérification des mentions sur le chèque et délivre une décharge au partenaire et le transmet au comptable. En cas de transmission de chèque par courrier, le caissier, sous la responsabilité du comptable adresse un accusé de réception au partenaire.

-    Le comptable ou le caissier (en absence de comptable) se charge du traitement et de la remise du chèque à l’encaissement. Puis il classe le Bordereau reçu à la banque.

5.2 Procédure de décaissement

Les procédures de paiement s’appliquent aux sorties de fonds en espèces

-      Après la réception de la liasse de documents devant faire l’objet d’un paiement par le comptable, celui-ci s’assure de l’engagement des dépenses et de la certification du service fait. Cette liasse comprend :

o   Le contrat ou le Bon ou la Lettre de Commande ;

o   L’original de La facture certifiée à payer ;

o Le bordereau de livraison ou toute autre pièce justificative de la prestation de service ;

o Eventuellement tout document permettant d’avoir une connaissance assez satisfaisante de l’objet du débours.

-      Suite à la vérification et la validation du directeur ou du superviseur désigné, le caissier procède au paiement effectif de la dépense.

-      Dans le cas où il n’y a pas de pièce justificatif probant (concernant le menu dépense), le caissier peut utiliser un bordereau justificatif de dépense (Bon de dépense) auquel il associe la pièce d’identité du bénéficiaire.

-      Lors du paiement au bénéficiaire, les pièces seront comptabilisées référencées et classées dans le journal de caisse suivant une séquence chronologique.

Au sein de tout organisation il est définit un montant plafond de dépense par caisse. Au cas où le montant à payer dépasse le plafond, cette dépense passe par autre moyen de paiement (cheque, virement bancaire etc….)

5.3 Procédure d’arrêt de caisse

Cette procédure est mise en œuvre en fin de mois au moment où le caissier veut établir la situation des liquidités.

-      Le caissier s’assure que à chaque pièce comptable a été affecté à un numéro d’ordre en respectant la chronologie et enregistré dans le Journal de caisse au débit ou au crédit selon qu’il s’agit d’une recette ou d’une dépense ;

-      Le caissier tire le solde du jour en tenant compte de l’avoir initial, des entrées et des sorties de fonds de la journée ;

-    Il fait le billetage et confronte les existants physiques au solde théorique de caisse. En cas de différence de caisse, il procède à la recherche des erreurs éventuelles.*

5.4 Le contrôle de caisse

Cette procédure vise à connaître à tout moment l’utilisation des liquidités mises à la disposition du caissier pour effectuer les différentes opérations de paiement approuvées et autorisées par le directeur. Le contrôle de caisse, pour être efficace, doit être permanent et inopiné, et fait par une autre personne. La procédure de contrôle est mise en œuvre de la manière suivante :

-      Clôture de la caisse par le Caissier,

-      Etat billetage fait par le Caissier,

-      examen des pièces (forme et fond) ayant servi à l’arrêt de la caisse,

-      examen des différents suspens (bons provisoires non encore régularisés),

-      pointage du brouillard de Caisse,

-      contrôle des existants physiques (billetage fait par le Caissier)

-      rapprochement des existants physiques avec le Solde de Caisse,

-      visa du journal (brouillard) de Caisse,

-      recherche et /ou justification des écarts constates,

-    rapport de contrôle de caisse conjointement signe par le supérieur hiérarchique et le Caissier,

-     transmission du rapport du contrôle de caisse au Comptable pour exploitation et prise de décision.

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CAHIER DE CAISSE

Chapitre  4 

Dans le circuit de la comptabilité il est tenu pour le compte de la trésorerie un cahier de caisse. Ce chapitre nous permettra de voir comment le cahier de caisse est tenu et son utilité pour la comptabilité générale.

Encore appelé registre de caisse, journal de caisse, brouillard de caisse, le cahier de caisse est un document qui permet à la comptabilité d’enregistrer l’ensemble des recettes et dépenses réalisées par la caisse. Sa tenue est obligatoire pour le responsable de caisse. Les enregistrements dans le livre de caisse s’effectue par ordre chronologique en combinant les entrés et les sorties. Ainsi il existe des éléments essentiels dans sa structuration.

     I.        Structuration du cahier de caisse

Afin de documenter correctement les opérations effectuées en espèce, il faudrait avoir une structuration compréhensive et uniforme du cahier de caisse. Tout enregistrement sur les recettes et dépenses dans le journal de caisse doit donner les renseignements portant sur la date, le numéro du document, la description de l’opération, le montant et le solde progressif.

-      La date : 

Elle indique le jour le moi et l’année. Elle permet de respecter la chronologie.

- Numéros d’enregistrement : 

Il est obligatoire de mettre le numéro d’enregistrement  car il permet de se retrouver dans le classement. Pour comprendre son fonctionnement référons nous au chapitre 2 de ce cours de caisse

- La description de l’opération : 

Il est important de résumé l’opération en faisant ressortir l’intitulé du mouvement (achat, vente, réparation etc…) et le tiers avec lequel l’opération est faite.

- Le montant : 

Il doit être en conformité avec le montant inscrit sur la pièce justificative.

- Le solde progressif : 

Après chaque opération de caisse il faut toujours calculer le solde théorique encours. Il permet de contrôler les avoir et guide dans les dépenses prévisionnelles. Le solde est toujours positif ou nul. Il ne peut en aucun cas être négatif.

   II.        Présentation du cahier de caisse

Dates	N° de pièce	Libellé des opérations	Recettes	Dépenses	Solde

Application :

Pour le mois d’octobre on vous demande d’aider le secrétaire de NADIAKA à présenter son registre de caisse en considérant les opérations suivante :

-      02-10 Achat de marchandise en espèce auprès du fournisseur ABALO 300 000F

-    02-10 Vente de la journée 500 000F dont la moitié est payé en espèce le reste en espèce.

-      03-10 Retrait de la banque pour alimenter la caisse 250 000F

-      10-10 Remboursement d’emprunt à FUCEC 100 000F

-      16-10 Le client SALAMI paye son achat à crédit 50 000F

-      25-10 Réparation d’ordinateur 35 000F

-      27-10 Frais de transport pour livraison de marchandise 40 000F

-      28-10 Dépôt d’espèce à la banque 500 000F

-      29-10 Transfert bancaire reçu du client AZ 150 000F

-  31-10 Paiement salaire en espèce 75 000F pour la secrétaire  et 200 000F par chèque pour le responsable administratif.

Il est a noté que le solde de la caisse en début de mois d’octobre est de 530 520F.

  III.        Inventaire de caisse

Le contrôle de caisse consiste à vérifier les opérations passées dans le journal de caisse et à procéder au rapprochement du solde théorique au solde physique se trouvant en caisse.

Sauf erreur ou omission, le solde théorique doit être identique au solde physique. Le caissier doit théoriquement, à la fin de chaque journée effectuer un contrôle de caisse rapide afin de s’assurer qu’il n’y a pas d’écart entre le solde physique et le solde théorique. S’il y a des écarts, il doit être capable de les justifier.

Toute structure, doit effectuer au moins une fois par mois un contrôle de caisse officiel (le jour de la clôture du mois en cours). Ce contrôle est effectué par un des superviseurs hiérarchiques du caissier.

Un document d’inventaire de caisse doit être alors signé par le caissier et le superviseur hiérarchique. Après vérification, tout le montant doit être remis au caissier pour sa conservation dans le coffre-fort de la structure.

Présentation de la fiche d’inventaire de caisse

Nom de l’entreprise INVENTAIRE DE CAISSE Mois :………… /Année : ………..
Billets/pièces	Quantités	Valeurs
10 000
5 000
2 000
1 000
500
250
200
100
50
10
5
Total
Solde physique : Solde théorique : Ecart : Commentaire : Nom et signature

Tout fois faire l’inventaire a un grand bénéfice pour le gestionnaire de caisse à savoir :

-      Elle permet de vérifier la concordance entre le solde physique et le solde théorique de la caisse

-      Elle permet d’éviter l’escalier d’écart

-      Elle permet de contrôler la qualité de la gestion et le suivi de la caisse

-      Après clôture de la caisse elle permet à la comptabilité d’avoir la situation de la caisse à mettre dans les états financiers.

Certaines erreurs sont à éviter dans la gestion de la caisse

-      Prendre du retard dans l’enregistrement des pièces justificatives, le retard implique le risque de perte des pièces, d’erreur de codification, le risque d’avoir des écart inexplicable et l’impossibilité de faire un contrôle de caisse.

-      Confier la gestion de la caisse à 2 personnes.

Application : reprendre l’exercice précédent en considérant que le solde réel en caisse est de 380 520 Présentez la fiche d’inventaire au 31 octobre.

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LES MOYENS ET PROCEDES DE PAIEMENT

CHAPITRE 3 :

Les flux financiers au sein d’une entreprise sont matérialisés par des canaux de paiement divers. Dans ce chapitre nous étudierons les différents canaux utilisés pour passer un règlement d’achat ou vente, de dette ou créance et toute sorte de note de débit ou crédit. Quelques soit le type de procédé de paiement utilisée, sa sources provient d’un compte de dépôt ou une espèce en caisse.

L'instrument de paiement sert de support au paiement. C'est le véhicule monétaire qui annule la dette contractée auprès du créancier. Le canal de paiement peut être incorporel ou corporel. On distingue deux types d’instruments, que l’on peut distinguer en fonction de leur nature et de leur rôle dans l’échange entre les parties : la monnaie fiduciaire et les moyens de paiement scripturaux

1.  La monnaie fiduciaire

On recouvre sous cette appellation les billets et les pièces émis par les autorités publiques (BCEAO) et bénéficiant du cours légal. Le paiement en espèce est celui utilisé couramment par le gestionnaire de caisse. Les billets et pièces permettent l’extinction immédiate d’une dette ou le paiement d’un achat de bien ou de service lors de leur remise au créancier ou au vendeur. Les pays de la zone UEMOA utilise le francs CFA.

Les échanges : le FCFA monnaies peut être échangé avec d’autre monnaie. Voici quelque taux de change couramment convertie en CFA.

Taux de change

Monnaie étrangères	Valeur en CFA
1 Euro 1 USD 1 cedis 1 Naira	655,957 600 – 550 125 – 150 1,2

 Exemple : Le caissier AZIZ a encaissé 407 000 Francs CFA,  200 Euro et 350 dollars au cours de la journée. Il vous demande de l’aider à calculer la valeur encaissé de cette journée. NB : le cours du dollar est de 550.

L’utilisation des billets ou pièces lors de l’acte de paiement permet ainsi un transfert

direct des unités monétaires entre le payeur et le bénéficiaire, sans qu’il y ait intervention d’une tierce partie. Ce transfert s’accompagne d’une finalité immédiate, qui permet au bénéficiaire de réutiliser immédiatement l’argent ainsi reçu pour effectuer un autre paiement. Le paiement en espèce est de moins en moins pratiqué dans les affaires en raison du risque associé à sa manipulation et la difficulté d’établir des preuves de paiement en cas de litige. C’est pour ces raison de que les moyens de paiement scripturaux sont utilisés de nos jours dans les entreprises.

2. Les moyens de paiement scripturaux

Les moyens de paiement dits « scripturaux » permettent d’engager un transfert d’unités monétaires entre le compte du payeur et le compte du bénéficiaire, ces comptes étant ouverts dans les livres de prestataires de services de paiement

Ils peuvent s’agir des moyens de paiement dématérialisé :

·         Les transferts d’espèces sans compte bancaire (Flooz, Tmoney, Cash money, Western union, Mobile money, Rapid transfert de ECOBANK etc…)

·         Le prélèvement automatique: qui permet, sur la base d’une instruction donnée par le bénéficiaire à son prestataire de services de paiement, de débiter le compte d’un payeur

·         Porte monnaie électronique

Les moyens de paiement scripturaux peuvent être matérialisés. Les principaux utilisés à l’international sont : le virement, le chèque, la lettre de change, le billet à ordre et la carte bancaire.

3.2.1       Chèques

Le chèque est l'écrit par lequel le tireur (titulaire du compte) donne au tiré, qui doit être une banque, l'ordre de payer à vue une somme déterminée et disponible au bénéficiaire (qui peut être un tiers ou le titulaire du compte lui-même). Si les parties sont convenues que le paiement se ferait par chèque, le créancier est tenu d'accepter le titre. Si les parties n'ont rien prévu, le créancier peut refuser ce mode de paiement.   

Le chèque peut porter le nom du bénéficiaire ou être émis au porteur. Le chèque peut être barré par le tireur ou par le bénéficiaire (porteur). Le barrement s'effectue au moyen de deux barres parallèles apposées au recto. Un chèque barré ne peut être payé que par l'inscription dans un compte en banque.

Le chèque peut servir à obtenir un crédit lorsqu'il est endossé par son bénéficiaire au profit d'une banque. L’endossement se fait de deux manières. L’un qui encaisse la somme au guichet et l’autre qui est une remise pour que la banque crédite le compte du bénéficiaire de la somme sur le chèque.

Endossement de chèque pour retrait au guichet :

Nom et Prénom                     Numéros CNI ou Passeport                     Date de délivrance                     Date d’expiration                     Adresse et numéros de téléphone                     Signature

Endossement de chèque pour remise de chèque :

Nom et Prénom ou nom de l’entreprise                     Numéros de compte                     Adresse et numéros de téléphone                     Signature

Exemple au tableau par un étudiant d’endosser un chèque à recevoir au guichet en son nom.

 La carte de paiement

Une carte de paiement est un moyen de paiement se présentant sous la forme d’une carte plastique équipé d’une bande magnétique et ou puce électronique et qui permet le paiement, auprès de commerces physiques possédant un terminal de paiement électronique ou auprès de commerce en ligne. Elle permet de faire aussi les retraits d’espèces aux distributeurs de billets.

Virement bancaire

Le paiement par virement bancaire consiste à donner l'ordre de la part de celui qui veut payer à son banquier pour prélever sur son compte et virer une somme d'argent au profit d'un autre compte d'un tiers bénéficiaire ou au profit d'un autre compte appartenant au donneur d'ordre (virement d'un compte à compte appartenant au même titulaire).

Billet à ordre

Le billet à ordre est un écrit (dit effet de commerce) par lequel une personne, appelée souscripteur, s'engage à payer à une échéance fixée, une somme d'argent déterminée à une autre personne, appelée bénéficiaire.

Traite ou lettre de change

La lettre de change est un écrit dit effet de commerce par lequel une personne, le TIREUR, donne l'ordre à une autre personne, le TIRÉ (le client ou l'acheteur), de payer à une certaine date (échéance qui peut être à vue), une somme déterminée à un BÉNÉFICIAIRE, qui est le tireur lui-même ou un tiers.

Exercice :

Faire une recherche à deux par groupe sur le billet ordre ou la lettre de change.

Chaque groupe Présentera :

• La définition,
• Donner un cas typique d’exemple dans lequel un opérateur économique fait recours à ces moyens de paiement
• Les avantages et les risque liées à ce procédé de paiemen

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