CAHIER DE CAISSE

Chapitre  4 

Dans le circuit de la comptabilité il est tenu pour le compte de la trésorerie un cahier de caisse. Ce chapitre nous permettra de voir comment le cahier de caisse est tenu et son utilité pour la comptabilité générale.

Encore appelé registre de caisse, journal de caisse, brouillard de caisse, le cahier de caisse est un document qui permet à la comptabilité d’enregistrer l’ensemble des recettes et dépenses réalisées par la caisse. Sa tenue est obligatoire pour le responsable de caisse. Les enregistrements dans le livre de caisse s’effectue par ordre chronologique en combinant les entrés et les sorties. Ainsi il existe des éléments essentiels dans sa structuration.

     I.        Structuration du cahier de caisse

Afin de documenter correctement les opérations effectuées en espèce, il faudrait avoir une structuration compréhensive et uniforme du cahier de caisse. Tout enregistrement sur les recettes et dépenses dans le journal de caisse doit donner les renseignements portant sur la date, le numéro du document, la description de l’opération, le montant et le solde progressif.

-      La date : 

Elle indique le jour le moi et l’année. Elle permet de respecter la chronologie.

- Numéros d’enregistrement : 

Il est obligatoire de mettre le numéro d’enregistrement  car il permet de se retrouver dans le classement. Pour comprendre son fonctionnement référons nous au chapitre 2 de ce cours de caisse

- La description de l’opération : 

Il est important de résumé l’opération en faisant ressortir l’intitulé du mouvement (achat, vente, réparation etc…) et le tiers avec lequel l’opération est faite.

- Le montant : 

Il doit être en conformité avec le montant inscrit sur la pièce justificative.

- Le solde progressif : 

Après chaque opération de caisse il faut toujours calculer le solde théorique encours. Il permet de contrôler les avoir et guide dans les dépenses prévisionnelles. Le solde est toujours positif ou nul. Il ne peut en aucun cas être négatif.

   II.        Présentation du cahier de caisse

Dates	N° de pièce	Libellé des opérations	Recettes	Dépenses	Solde

Application :

Pour le mois d’octobre on vous demande d’aider le secrétaire de NADIAKA à présenter son registre de caisse en considérant les opérations suivante :

-      02-10 Achat de marchandise en espèce auprès du fournisseur ABALO 300 000F

-    02-10 Vente de la journée 500 000F dont la moitié est payé en espèce le reste en espèce.

-      03-10 Retrait de la banque pour alimenter la caisse 250 000F

-      10-10 Remboursement d’emprunt à FUCEC 100 000F

-      16-10 Le client SALAMI paye son achat à crédit 50 000F

-      25-10 Réparation d’ordinateur 35 000F

-      27-10 Frais de transport pour livraison de marchandise 40 000F

-      28-10 Dépôt d’espèce à la banque 500 000F

-      29-10 Transfert bancaire reçu du client AZ 150 000F

-  31-10 Paiement salaire en espèce 75 000F pour la secrétaire  et 200 000F par chèque pour le responsable administratif.

Il est a noté que le solde de la caisse en début de mois d’octobre est de 530 520F.

  III.        Inventaire de caisse

Le contrôle de caisse consiste à vérifier les opérations passées dans le journal de caisse et à procéder au rapprochement du solde théorique au solde physique se trouvant en caisse.

Sauf erreur ou omission, le solde théorique doit être identique au solde physique. Le caissier doit théoriquement, à la fin de chaque journée effectuer un contrôle de caisse rapide afin de s’assurer qu’il n’y a pas d’écart entre le solde physique et le solde théorique. S’il y a des écarts, il doit être capable de les justifier.

Toute structure, doit effectuer au moins une fois par mois un contrôle de caisse officiel (le jour de la clôture du mois en cours). Ce contrôle est effectué par un des superviseurs hiérarchiques du caissier.

Un document d’inventaire de caisse doit être alors signé par le caissier et le superviseur hiérarchique. Après vérification, tout le montant doit être remis au caissier pour sa conservation dans le coffre-fort de la structure.

Présentation de la fiche d’inventaire de caisse

Nom de l’entreprise INVENTAIRE DE CAISSE Mois :………… /Année : ………..
Billets/pièces	Quantités	Valeurs
10 000
5 000
2 000
1 000
500
250
200
100
50
10
5
Total
Solde physique : Solde théorique : Ecart : Commentaire : Nom et signature

Tout fois faire l’inventaire a un grand bénéfice pour le gestionnaire de caisse à savoir :

-      Elle permet de vérifier la concordance entre le solde physique et le solde théorique de la caisse

-      Elle permet d’éviter l’escalier d’écart

-      Elle permet de contrôler la qualité de la gestion et le suivi de la caisse

-      Après clôture de la caisse elle permet à la comptabilité d’avoir la situation de la caisse à mettre dans les états financiers.

Certaines erreurs sont à éviter dans la gestion de la caisse

-      Prendre du retard dans l’enregistrement des pièces justificatives, le retard implique le risque de perte des pièces, d’erreur de codification, le risque d’avoir des écart inexplicable et l’impossibilité de faire un contrôle de caisse.

-      Confier la gestion de la caisse à 2 personnes.

Application : reprendre l’exercice précédent en considérant que le solde réel en caisse est de 380 520 Présentez la fiche d’inventaire au 31 octobre.

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