Chapitre 4
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Encore appelé
registre de caisse, journal de caisse, brouillard de caisse, le cahier de
caisse est un document qui permet à la comptabilité d’enregistrer l’ensemble
des recettes et dépenses réalisées par la caisse. Sa tenue est obligatoire pour
le responsable de caisse. Les enregistrements dans le livre de caisse
s’effectue par ordre chronologique en combinant les entrés et les sorties.
Ainsi il existe des éléments essentiels dans sa structuration.
I.
Structuration du cahier de caisse
Afin de documenter
correctement les opérations effectuées en espèce, il faudrait avoir une
structuration compréhensive et uniforme du cahier de caisse. Tout
enregistrement sur les recettes et dépenses dans le journal de caisse doit
donner les renseignements portant sur la date, le numéro du document, la
description de l’opération, le montant et le solde progressif.
-
La date :
Elle indique le jour le moi et l’année. Elle permet de respecter la
chronologie.
- Numéros d’enregistrement :
Il est
obligatoire de mettre le numéro d’enregistrement car il permet de se retrouver dans le
classement. Pour comprendre son fonctionnement référons nous au chapitre 2 de
ce cours de caisse
- La description de l’opération :
Il est important de résumé l’opération en faisant ressortir l’intitulé du
mouvement (achat, vente, réparation etc…) et le tiers avec lequel l’opération
est faite.
- Le montant :
Il
doit être en conformité avec le montant inscrit sur la pièce justificative.
- Le solde progressif :
Après chaque opération de caisse il faut toujours calculer le solde théorique
encours. Il permet de contrôler les avoir et guide dans les dépenses
prévisionnelles. Le solde est toujours positif ou nul. Il ne peut en aucun cas
être négatif.
II.
Présentation du cahier de caisse
Dates
|
N° de pièce
|
Libellé des opérations
|
Recettes
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Dépenses
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Solde
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Application :
Pour le mois
d’octobre on vous demande d’aider le secrétaire de NADIAKA à présenter son
registre de caisse en considérant les opérations suivante :
-
02-10 Achat de marchandise en espèce
auprès du fournisseur ABALO 300 000F
- 02-10 Vente de la journée
500 000F dont la moitié est payé en espèce le reste en espèce.
-
03-10 Retrait de la banque pour
alimenter la caisse 250 000F
-
10-10 Remboursement d’emprunt à
FUCEC 100 000F
-
16-10 Le client SALAMI paye son
achat à crédit 50 000F
-
25-10 Réparation d’ordinateur
35 000F
-
27-10 Frais de transport pour
livraison de marchandise 40 000F
-
28-10 Dépôt d’espèce à la banque
500 000F
-
29-10 Transfert bancaire reçu du
client AZ 150 000F
- 31-10 Paiement salaire en espèce 75 000F
pour la secrétaire et 200 000F par chèque
pour le responsable administratif.
Il est a noté
que le solde de la caisse en début de mois d’octobre est de 530 520F.
III.
Inventaire de caisse
Le contrôle de
caisse consiste à vérifier les opérations passées dans le journal de caisse et
à procéder au rapprochement du solde théorique au solde physique se trouvant en
caisse.
Sauf erreur ou
omission, le solde théorique doit être identique au solde physique. Le caissier
doit théoriquement, à la fin de chaque journée effectuer un contrôle de caisse
rapide afin de s’assurer qu’il n’y a pas d’écart entre le solde physique et le
solde théorique. S’il y a des écarts, il doit être capable de les justifier.
Toute structure,
doit effectuer au moins une fois par mois un contrôle de caisse officiel (le
jour de la clôture du mois en cours). Ce contrôle est effectué par un des
superviseurs hiérarchiques du caissier.
Un document
d’inventaire de caisse doit être alors signé par le caissier et le superviseur
hiérarchique. Après vérification, tout le montant doit être remis au caissier
pour sa conservation dans le coffre-fort de la structure.
Présentation de la
fiche d’inventaire de caisse
Nom
de l’entreprise
INVENTAIRE
DE CAISSE
Mois :…………
/Année : ………..
|
||
Billets/pièces
|
Quantités
|
Valeurs
|
10 000
|
|
|
5 000
|
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2 000
|
|
|
1 000
|
|
|
500
|
|
|
250
|
|
|
200
|
|
|
100
|
|
|
50
|
|
|
10
|
|
|
5
|
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|
Total
|
|
|
Solde
physique :
Solde
théorique :
Ecart :
Commentaire :
Nom et
signature
|
Tout fois faire l’inventaire
a un grand bénéfice pour le gestionnaire de caisse à savoir :
-
Elle permet de vérifier la
concordance entre le solde physique et le solde théorique de la caisse
-
Elle permet d’éviter l’escalier
d’écart
-
Elle permet de contrôler la qualité
de la gestion et le suivi de la caisse
-
Après clôture de la caisse elle
permet à la comptabilité d’avoir la situation de la caisse à mettre dans les
états financiers.
Certaines erreurs
sont à éviter dans la gestion de la caisse
-
Prendre du retard dans l’enregistrement
des pièces justificatives, le retard implique le risque de perte des pièces,
d’erreur de codification, le risque d’avoir des écart inexplicable et
l’impossibilité de faire un contrôle de caisse.
-
Confier la gestion de la caisse à 2
personnes.
Application :
reprendre l’exercice précédent en considérant que le solde réel en caisse est
de 380 520 Présentez la fiche d’inventaire au 31 octobre.
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