PROCEDURES ET BONNE GOUVERNANCE

Chapitre 5 

Dans ce chapitre nous allons étudier, les procédures opérationnelles liées à la gestion de la caisse.

L’objectif des procédures est de donner l’assurance que les opérations sont exécutés en toute régularité, les données comptable et financière généré par les opérations de caisse sont enregistrées sur des supports de sauvegarde classé et protégé, la gestion interne du service de caisse permet un control efficace de ses opérations et la responsabilité du caissier est clairement définit, les opérations de caisse sont enregistrées exhaustivement en toute sécurité avec des risques d’erreur faible vis-à-vis de l’entreprise.

5.1 Description de la procédure des encaissements

5.1.1 Encaissement en espèce

Le caissier, sous la responsabilité du comptable ou responsable hiérarchique s’occupe des encaissements des espèces. Les encaissements d’espèces concernent les rentrées directes de fonds par la Caisse. La procédure se présente de la manière suivante :

-   A l’ occasion des paiements, l’usager se fait délivrer un reçu qui spécifie les différents paiements effectués,

-      Le caissier collecte les fonds ; délivre le reçu en deux exemplaires  remet l’original du reçu à l’usager ; garde la copie pour justifier son enregistrement

-      L’usager contrôle le document qui lui est remis.

5.1.2 Plafonnement de la liquidité

Dépendamment de la taille de la structure, il est recommandé d’avoir un plafond de liquidité en caisse. C’est ainsi dans la plupart des structures ont comme plafond 200 000 FCFA et d’autre 50 000 FCFA. Le plafonnement permet d’éviter les pertes considérables car les fonds de caisse sont toujours exposés au risque d’erreur, de fraude et de vol.    

               

5.1.3 Approvisionnement  de la caisse

- Le caissier fait une demande de réapprovisionnement de fonds qu’il transmet au Comptable ou responsable hiérarchique pour analyse et au Directeur Général pour approbation/validation.   

- Après autorisation de la demande de fonds par le directeur, elle est retournée au caissier.

- Ensuite, le caissier prend le chèque et l’original de la pièce d’accompagnement, il met sa caisse à jour et classe définitivement la pièce comptable suivant une séquence chronologique.       

                                                                                     

5.1.4 Cas d’encaissement de chèque bancaire 

-   Après la remise de chèque par le partenaire, le caissier procède à une vérification des mentions sur le chèque et délivre une décharge au partenaire et le transmet au comptable. En cas de transmission de chèque par courrier, le caissier, sous la responsabilité du comptable adresse un accusé de réception au partenaire.

-    Le comptable ou le caissier (en absence de comptable) se charge du traitement et de la remise du chèque à l’encaissement. Puis il classe le Bordereau reçu à la banque.

5.2 Procédure de décaissement

Les procédures de paiement s’appliquent aux sorties de fonds en espèces

-      Après la réception de la liasse de documents devant faire l’objet d’un paiement par le comptable, celui-ci s’assure de l’engagement des dépenses et de la certification du service fait. Cette liasse comprend :

o   Le contrat ou le Bon ou la Lettre de Commande ;

o   L’original de La facture certifiée à payer ;

o Le bordereau de livraison ou toute autre pièce justificative de la prestation de service ;

o Eventuellement tout document permettant d’avoir une connaissance assez satisfaisante de l’objet du débours.

-      Suite à la vérification et la validation du directeur ou du superviseur désigné, le caissier procède au paiement effectif de la dépense.

-      Dans le cas où il n’y a pas de pièce justificatif probant (concernant le menu dépense), le caissier peut utiliser un bordereau justificatif de dépense (Bon de dépense) auquel il associe la pièce d’identité du bénéficiaire.

-      Lors du paiement au bénéficiaire, les pièces seront comptabilisées référencées et classées dans le journal de caisse suivant une séquence chronologique.

Au sein de tout organisation il est définit un montant plafond de dépense par caisse. Au cas où le montant à payer dépasse le plafond, cette dépense passe par autre moyen de paiement (cheque, virement bancaire etc….)

5.3 Procédure d’arrêt de caisse

Cette procédure est mise en œuvre en fin de mois au moment où le caissier veut établir la situation des liquidités.

-      Le caissier s’assure que à chaque pièce comptable a été affecté à un numéro d’ordre en respectant la chronologie et enregistré dans le Journal de caisse au débit ou au crédit selon qu’il s’agit d’une recette ou d’une dépense ;

-      Le caissier tire le solde du jour en tenant compte de l’avoir initial, des entrées et des sorties de fonds de la journée ;

-    Il fait le billetage et confronte les existants physiques au solde théorique de caisse. En cas de différence de caisse, il procède à la recherche des erreurs éventuelles.*

5.4 Le contrôle de caisse

Cette procédure vise à connaître à tout moment l’utilisation des liquidités mises à la disposition du caissier pour effectuer les différentes opérations de paiement approuvées et autorisées par le directeur. Le contrôle de caisse, pour être efficace, doit être permanent et inopiné, et fait par une autre personne. La procédure de contrôle est mise en œuvre de la manière suivante :

-      Clôture de la caisse par le Caissier,

-      Etat billetage fait par le Caissier,

-      examen des pièces (forme et fond) ayant servi à l’arrêt de la caisse,

-      examen des différents suspens (bons provisoires non encore régularisés),

-      pointage du brouillard de Caisse,

-      contrôle des existants physiques (billetage fait par le Caissier)

-      rapprochement des existants physiques avec le Solde de Caisse,

-      visa du journal (brouillard) de Caisse,

-      recherche et /ou justification des écarts constates,

-    rapport de contrôle de caisse conjointement signe par le supérieur hiérarchique et le Caissier,

-     transmission du rapport du contrôle de caisse au Comptable pour exploitation et prise de décision.

CLIQUEZ ICI POUR TELECHARGEZ EN PDF